日記

【必見】多忙な上司が耳を傾けるトーク力を磨くためのポイントとは?

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投稿日:2016年9月20日 更新日:

こんにちは!

しゅーです(^^♪

 

皆さんは上司への報告・連絡・相談などで

どんなトークをすれば上手くいくか悩んだことはありますか?

 

私の上司はよく出張、外出するので短い時間で

伝えることが大事になります。

 

このように上司が忙しい時に簡潔にまとめて話すということは

社会人になったら必ず経験しますし悩むことでもありますよね。

 

そのような悩みを解決するような興味深い記事

『多忙な上司が耳を傾けるトーク力について』

というのがありましたので紹介していきます。

 

上司との会話で上手く行くには

相手がこちらに(意識的・無意識的に)求めていることを的確に察知し、

シンプルに返答することが大事です。

 

相手の立場に立てば、心を溶かすことができます。

 

2014年のビジネス書大賞書店賞に輝いた

『99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ』を著した

デロイト トーマツ コンサルティングのシニアマネジャーの河野英太郎さんによると

人と話す時(上司)「前置きの言葉」を重視するとよいそうです。

 

 

 

 

例えばどんなこと?

 

例えば連絡事項の本題を伝える前に、

「実は、準備不足なのですが」、

「ちょっと整理をしきれていないのですが」などと

雲行きの怪しさを正直に言ってしまうと、

上司の反応はネガティブで厳しいものになりやすいです。

 

それに対し、「順調にいっていると思います」と前置きして本題部分を伝えると、

上司はおおむねポジティブな反応で、

「じゃあ、この部分をもう少しブラッシュアップしよう」などと

協力的な姿勢になることが多いそうです。

 

もちろん、上司に伝えるべき緊急事態であれば別ですが、

なぜ「自信があるように振る舞う」ことが功を奏するのか気になります。

 

 

 

 

 

 

なぜ自信があるように振る舞うことがよいのか?

 

河野英太郎さんによると

「前置きの言葉を聞いた段階で、人は先入観を持ちます。

これを心理学ではプライミング効果と呼ぶそうです。

【効く】と聞かされて薬を飲んだ場合と、

薬と知らないで飲んだ場合の患者さんの違いに関する実験はよく知られていますが、

ビジネスでも最初に自信があると“暗示”をかければ、

相手からポジティブな反応が返ってくることが多いです。」

 

このように河野英太郎さんが実際に経験しているに加え

心理学で証明されていることから

「自信満々に語る」ことで追い風をつくれるそうです。

 

逆に言い訳めいた表現をすることで逆風をつくり出してしまい、

無用な労力・時間を生むような愚かな行為は

犯してはいけないということだと思います。

 

 

その他の場面では?

 

上司へ何か連絡・相談しようとしたとき

上司がパソコンに向かって何か必死に作業していて、

声をかけるのを躊躇する場面ではどうすればよいのか。

 

恐らく多くの方は「今、お時間いただいてもよろしいですか?」と声をかけると思います。

しかしこの場面で返ってくる言葉は「ごめん、後にしてくれるかな」となる確率が高いです。

 

そんなときの魔法の言葉が、「1分だけ、ください」というフレーズだそうです。

「わずかな時間ですから、上司も『じゃあ聞こう』という気になるのです。

 

ただその際、伝えたい内容を事前にしっかりまとめ

余計な部分を削ぎ落としておくこと。

 

そうした話し方の練習になるのがエレベーターブリーフィングだそうです。

多忙な上司がエレベーターに乗っている間に、

(1)主旨を伝え、(2)選択肢を伝え、(3)判断ポイントを伝え、

(4)結論を伝え、(5)その後のアクションの確認をします。

 

大事なのは、相手が、うん、うんと頷くだけでいいように準備しておくことだそうです。」

 

 

 

 

 

 

 

上司が感じる部下に対する思いは?

 

マネジメント層が話を聞いてて感じるのは、

上司の質問にきちんと答えない部下が多いということだそうです。

 

上司が、『顧客との面会のアポは取れた?』と聞いたとき、求める答えは、イエスかノーです。

 

でも、アポが取れていない部下は、後ろめたい気持ちがあるからなのか、

最初にアポが取れていない背景や言い訳のようなことを話したがる傾向があります

 

これだと、上司のフラストレーションはたまります。

結論を先に、その後に説明や対策を述べるべきでしょう。

 

同じように上司が『いつ?』と聞いたら時期を、『どこで?』と聞いたら場所を、まず答えるべきです」

 

 

 

 

 

 

 

 

 

理想の話し方は?

 

理想の話し方は5W1Hを明確にすることです。

 

まさに「中1英語」の基礎通りの受け答えが、

上司の好む部下の話し方と言えるそうです。

 

 

いかがでしたでしょうか?

上司に伝える時に言いにくいことであれば

どうしても理由から話してしまうことが

多いと思います。

 

仮に自分が部下に質問することを考えれば

どういう答えを求めているかわかると

思います。

 

私も完璧にできているわけではないので

この記事から学んで今後、活かせたらいいです。

 

人によっては1時間でも2時間でも話し続ける人もいますが

今回は割愛します。

 

話しが長い人に対しても対策がありますので調べてみるといいかもしれないです。

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